La dinámica neurofisiológica de la comprensión de cada mensaje de correo electrónico es muy complejo. Desde que la complejidad, tres fases básicas floten en la superficie que se quiere llegar a ser familiar. Me gustaría etiquetar estos: (1) la fase de asociación, (2) la fase de conexión, y (3) la fase de reacción. Echemos un vistazo a cada uno de ellos y descubre cómo el escritor y el lector puede asumir un papel más activo.
En la fase de Asociación, las palabras del remitente se leen y se convierte en una imagen en la mente del lector, de manera óptima debe ser la misma imagen que el escritor tenía en mente. A veces, las palabras del escritor carecen de información suficiente y el destinatario no puede captar la imagen. El número de palabras no tiene nada que ver con la creación de una imagen. He leído mensajes de correo electrónico largo que bailan alrededor de cualquier posibilidad de crear una imagen, incluso si el destinatario puede leer entre líneas.
La primera pregunta que yo me pregunto cuando se recibe un e-mail es: "¿Es lo que dicen me da suficiente información para que pueda formar una imagen clara?" Si no, me pregunto, "¿Estoy en un espacio abierto en el momento de traducir esta imagen?" A veces, cuando presionado por el tiempo o hay demasiados pensamientos girando en mi cabeza, el espacio no está disponible. Si no está en el espacio adecuado, muevo el correo electrónico a un "para ser leído más tarde" subcarpeta, y programar un tiempo de seguimiento para volver a leer.
Más tarde, después de regresar, y en un buen espacio para volver a leer, y la imagen todavía no aparece, puedo enviar un correo electrónico de respuesta al remitente pide claridad. Mi idioma por lo general más o menos así: "Gracias por su mensaje lo he leído varias veces y parece que no puede formar una imagen clara de lo que está pidiendo ¿Podría usted por favor, vuelva a preguntar de una manera diferente para que yo pueda.. darle toda mi atención y el respeto que se merece? "
Si el correo electrónico incluye varios temas que se entremezclan confusamente, que también incluirá un lenguaje adicional de esta manera: "Cuando escribo mensajes de correo electrónico con varios temas, me parece que es beneficioso para crear un título distinto tema que se centran en lo que viene a continuación ¿Podría usted hacer. para agregar a la claridad? "
Es responsabilidad del remitente para convertir su imagen en palabras. Deben tener las palabras correctas que el lector pueda transformar de nuevo en la misma imagen dada. No asumir la responsabilidad del escritor, o hacer suposiciones, que sólo conduce a la falta de comunicación. Si lo hace, la imagen se forma de que se fuera caótico y negativo.
La fase de conexión. Al escribir su respuesta, usted querrá asegurarse de que el lector recibe una imagen clara de lo que está enviando también.
puede darle toda mi atención y el respeto que se merece? "Si el correo electrónico incluye varios temas que se entremezclan confusamente, que también incluirá un lenguaje adicional de esta manera: "Cuando escribo mensajes de correo electrónico con varios temas, me parece que es beneficioso para crear un título distinto tema que se centran en lo que viene a continuación ¿Podría usted hacer. para agregar a la claridad? "
Es responsabilidad del remitente para convertir su imagen en palabras. Deben tener las palabras correctas que el lector pueda transformar de nuevo en la misma imagen dada. No asumir la responsabilidad del escritor, o hacer suposiciones, que sólo conduce a la falta de comunicación. Si lo hace, la imagen se forma de que se fuera caótico y negativo.
La fase de conexión. Al escribir su respuesta, usted querrá asegurarse de que el lector recibe una imagen clara de lo que está enviando también.
Esto significa que sus palabras tienen que coincidir con la imagen que desea volver a transmitir. Si el tema es acerca de las manzanas, que no desea agregar una naranja en el centro de la imagen de manzana. manzanas con manzanas del partido en primer lugar porque que estaba respondiendo a la imagen original.
Si es necesario agregar una naranja para el apoyo tema, colocar la información después de la discusión de manzana para no distorsionar la imagen original. Esto permite que el receptor de digerir la manzana y luego les dice que otra imagen está a punto de venir. Su mente va a preparar el espacio para la nueva imagen. Al ofrecer la naranja, les digo con el fin de la naranja y por qué va a agregar la imagen. De esta manera el lector sabe cómo abrir un archivo nuevo.
Otra cuestión que me gusta me pregunto, después de haber escrito y antes de enviarlo, una que le gustaría usar, "¿El lector podrá presentar la imagen que estoy enviando en la misma carpeta que comenzó con?"
Nuestros cerebros de información de archivos como si fuéramos soltar archivos de una manera archivador.
En lugar de decir al lector, mostrar al lector la imagen, y qué carpeta a la cirugía estética de su imagen in El lector está esperando esta respuesta. Si no lo recibe, se preguntan qué hacer con la imagen, que no coincide con ningún archivo en su gabinete. Esto divide su atención, ve frenado por su
conexión, o puede incluso detener la conexión en su totalidad.
Estoy seguro de que usted tiene sus propias frases favoritas transición tema, aquí hay siete de la mía. Al dar a estas frases de transición de una línea propia, el cerebro del receptor actúa rápidamente para señalar una naranja que viene.
1. Déjame adivinar lo que podría estar pensando.
2. Por extraño (extraño) que pueda parecer ...
3. No me sorprende en absoluto.
4. Hay una historia que va con esto, y voy a llegar a esto en el siguiente párrafo.
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Otra cuestión que me gusta me pregunto, después de haber escrito y antes de enviarlo, una que le gustaría usar, "¿El lector podrá presentar la imagen que estoy enviando en la misma carpeta que comenzó con?"
Nuestros cerebros de información de archivos como si fuéramos soltar archivos de una manera archivador.
En lugar de decir al lector, mostrar al lector la imagen, y qué carpeta a la cirugía estética de su imagen in El lector está esperando esta respuesta. Si no lo recibe, se preguntan qué hacer con la imagen, que no coincide con ningún archivo en su gabinete. Esto divide su atención, ve frenado por su
conexión, o puede incluso detener la conexión en su totalidad.
Estoy seguro de que usted tiene sus propias frases favoritas transición tema, aquí hay siete de la mía. Al dar a estas frases de transición de una línea propia, el cerebro del receptor actúa rápidamente para señalar una naranja que viene.
1. Déjame adivinar lo que podría estar pensando.
2. Por extraño (extraño) que pueda parecer ...
3. No me sorprende en absoluto.
4. Hay una historia que va con esto, y voy a llegar a esto en el siguiente párrafo.
5. Déjame ver si puedo hacer esto un poco más fácil.
6. Es difícil de creer, pero ...
7. En otras palabras, ...
La fase de reacción. Escribir una respuesta de correo electrónico no es lo mismo que hablar con esa persona. Usted no tiene la respuesta inmediata de su lenguaje corporal, su silencio, o ¿no, cuando no está claro. Conexión a través de correo electrónico con su lapso de tiempo también causa dificultad. Experimenta lo mismo cuando se llama, dejando un correo de voz, y el partido vuelve a su día a llamar más tarde. Si no se indica en el correo de voz lo que usted está llamando, o la persona que no incluye los efectos cuando se devuelva la llamada, su mente se tarda un minuto en busca de la caja de presentación adecuada y archivo. A veces recibo una respuesta de nuevo varias semanas más tarde y el correo electrónico original que escribió no está incluido. Entonces tengo que dejar de pensar o incluso la caza de el mensaje original, un proceso que consume mucho tiempo.
Me parece la mejor manera de comenzar una respuesta de regreso con un "aquí es donde lo dejamos" párrafo. No asuma que el lector todavía tiene la imagen anterior en su mente. Ellos no lo hacen. Muchas imágenes iban y venían en que el espacio y el correo electrónico anterior se sienta en su bandeja de entrada, carpeta de archivo, o gabinete o peor despedidos debido a la falta de conexión, con el fin de continuar sus procesos.
Es importante que vuelva a leer el correo electrónico antes de llegar a enviar. No sólo por la gramática o la ortografía, pero al ver que transmitir la imagen de la derecha. Es el momento de preguntar, "¿Me transmitir la imagen adecuada con una conexión de carpeta de archivo?" En caso afirmativo, después haga clic en "enviar".
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